À l'ère numérique actuelle, l'e-mail est une méthode de communication courante et indispensable, surtout dans l'industrie de l'assurance. De nombreuses compagnies d'assurance dépendent de l'e-mail pour recueillir des informations sensibles auprès de leurs clients, telles que des informations d'identification personnelles, des détails de réclamation et des données de paiement. Les boîtes mail partagées sont devenues un outil de communication essentiel pour de nombreuses équipes. Cependant, les boîtes de réception partagées présentent des risques importants pour la sécurité et la confidentialité des données des clients, ce qui peut entraîner des conséquences graves pour l'entreprise et ses clients.
L'un des risques les plus importants liés aux boîtes mail partagées réside dans l'absence de cryptage des messages.
Les e-mails dans les boîtes de réception partagées ne sont pas cryptés par défaut, ce qui signifie qu'ils ne sont pas protégés contre l'accès ou l'interception non autorisée. Cette absence de cryptage laisse les informations sensibles, telles que les données financières, les informations d'identification personnelles et les informations commerciales confidentielles, exposées au risque de vol, de perte ou de divulgation.
La principale raison pour laquelle le cryptage des e-mails n'est pas pris en charge dans les boîtes de réception partagées est liée à l'utilisation de plusieurs utilisateurs. Si un e-mail était crypté, seul le destinataire prévu serait en mesure d'y accéder et de le lire. Cependant,dans une boîte mail partagée, plusieurs utilisateurs ont besoin d'accéder au même e-mail, ce qui rend le cryptage impossible sans compromettre l'accessibilité.
En matière de sécurité et de conformité, l'une des préoccupations majeures est liée au nombre de personnes ayant accès aux boîtes mail partagées. Cette situation peut compliquer la surveillance et le contrôle de ceux qui consultent les informations sensibles.
Dans des secteurs réglementés comme l'assurance et la finance, les entreprises doivent respecter des normes strictes de confidentialité et de sécurité des données. Cependant, les boîtes mail partagées ne sont souvent pas conformes à ces exigences, car elles ne fournissent pas un contrôle et une surveillance suffisant de l'accès et de l'utilisation des données.
Par exemple, si un client envoie un e-mail contenant ses informations d'identification personnelle à une boîte mail partagée. Malheureusement, tout membre de l'équipe ayant accès à la boîte mail pourrait lire cet e-mail, y compris des personnes qui n'ont pas un besoin légitime de consulter ces informations.
Les comptes e-mail sont souvent exposés aux piratages et à d'autres violations de sécurité, entraînant chaque année la compromission de millions de comptes. Dans ces conditions, il est risqué pour les clients de partager des informations sensibles par e-mail.
Même si votre entreprise supprime un e-mail de sa boîte mail, celui-ci peut toujours exister dans la boîte de réception du client ou sur les serveurs de messagerie électronique. Par conséquent, les informations sensibles peuvent rester vulnérables à un accès ou à une compromission non autorisée.
Les compagnies d'assurance ont la responsabilité de protéger les données de leurs clients. Utiliser des e-mails pour l'échange d'informations sensibles peut exposer à la fois l'entreprise et le client à des risques importants.
Penbox est une plateforme sécurisée de collecte d'informations et de documents, conçue pour répondre aux risques de sécurité et de conformité auxquels sont exposées aux boîtes mail partagées. Avec Penbox, les compagnies d'assurance peuvent créer des canaux de communication privés et sécurisés pour des utilisateurs, des équipes et des clients spécifiques, offrant ainsi un contrôle d'accès avancé et granulaire.
Penbox offre une solution unique et sécurisée pour partager des informations et des documents en générant des liens privés et sécurisés. Cela permet d'éviter que des informations sensibles ne restent dans la boîte de réception du client ou de l'entreprise, réduisant ainsi les risques de violations de données et d'accès non autorisé. De plus, toutes les informations partagées via les liens sont cryptées pour une protection accrue.
De plus, Penbox utilise un cryptage de bout en bout pour protéger toutes les informations et les fichiers partagés sur la plateforme, garantissant ainsi que les données restent sécurisées et confidentielles.
Penbox simplifie également le processus de communication en fournissant une interface conviviale et en s'intégrant à des outils internes existant, des CRMs et des systèmes centraux. Cela permet aux équipes de collaborer et d'échanger des informations en toute sécurité avec les clients, sans les risques associés aux boîtes mail partagées traditionnelles.
En optant pour Penbox, les compagnies d'assurance peuvent améliorer leur posture en matière de sécurité des données et de conformité tout en rationalisant la communication et la collaboration entre les équipes et les clients. Avec l'importance croissante accordée à la protection de la vie privée et la sécurité des données, Penbox se positionne comme une solution robuste pour les compagnies d'assurance souhaitant protéger les données de leurs clients et maintenir la conformité avec les réglementations de protection des données.
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