Courtiers

Simplifiez la collecte de documents

Introduction au bureau Assufobe

Nous avons interrogé Laurent Fobe, le gérant de Assufobe BVBA, un bureau d'assurance situé à Gand.

Laurent est expert dans tout ce qui est IARD, vie pour les particuliers et indépendants, ainsi que l'épargne pension long terme et PLCI.

Laurent a bien voulu partager brièvement son expérience avec Penbox via cette courte interview.

 

“Les clients se demandent souvent pourquoi toute cette paperasse est nécessaire.”

- Laurent Fobe

Nous avons interrogé Laurent sur l'utilisation de Penbox dans leur bureau. L'objectif était de mettre en lumière un problème spécifique : l'amélioration du suivi administratif. Et plus particulièrement, sur le fait que Penbox a simplifié le processus de collecte et signature de documents.

Closeup of womans hand writing on paper

“J'économise beaucoup d'énergie et de papier. Le gain n'est pas uniquement en temps, mais aussi d'un point de vue pratique. On gagne beaucoup de temps sur le suivi.”

- Laurent Fobe

Businessman being depressed by accounting in his office

Le Problème

Les documents à signer étaient souvent envoyés par courrier électronique. Outre les courriers électroniques, des lettres ont également été envoyées avec une enveloppe préaffranchie. Ici, il s'agissait surtout d'attendre une réponse des clients. 

Le problème était en grande partie dans le suivi. C'est un processus assez lourd pour tout suivre, surtout s'il n'y a pas de réponse du client. Par conséquent, cela rend le suivi difficile.

De plus, si le client ne peut pas signer le document numériquement, il faut également consacrer du temps supplémentaire à la numérisation des documents pour les télécharger ensuite.

“Avec Penbox, tout se passe très bien et j'en suis satisfait !”

- Laurent Fobe

 

La Solution

Aujourd'hui, les documents à signer à distance passent par Penbox.

Une fois que les documents sont prêts à être signés, ils sont envoyés via la plateforme Penbox où le client est informé qu'un e-mail suivra pour signer le(s) document(s).

Le client reçoit ensuite les documents par courrier électronique et par SMS, ce qui est très pratique. "Nos clients peuvent dès lors compléter et signer les documents que nous leurs envoyons dans le train, leurs canapés ou n'importe où ce qui est très apprécié. De notre côté, on reçoit les documents de retour en un temps record ce qui nous permet d'aller plus vite sur les dossiers et de ne pas les accumuler. Surtout grâce aux rappels automatiques qui nous enlèvent un poids énorme dans notre gestion quotidienne !"

 

 Group of business people assembling jigsaw puzzle and represent team support and help concept

“L'équipe Penbox est dynamique et proactif, ils ont une bonne compréhension de ce qui se passe dans un bureau de courtage et ils savent ce dont nous avons besoin pour être plus efficaces.”

- Laurent Fobe

 

Group of people with devices in hands working on reports with online teamwork and cloud technology concept-1

Les résultats

Le suivi est maintenant très facile. "Par ailleurs, nous avons aussi des obligations réglementaires, donc si vous ne recevez pas certains documents de vos clients, ce n'est évidemment pas idéal. Pour moi, ce système fonctionne très bien. C'est très simple et cela nous permet d'économiser beaucoup d'énergie."

Penbox répond pleinement aux attentes. C'est un investissement, mais il en vaut vraiment la peine !

 
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