Témoignage client : Campagne de mise à jour de données avec Penbox

Notre client Stephan Buggenhout nous explique dans ce témoignage comment il a pu :

- Mettre à jour 80% de ses fiches clients en quelques clics

- Générer 15% de rendez-vous commerciaux suite à cette campagne

- Signer 8% de nouveaux contrats d'assurance sur son portefeuille.

Mais SURTOUT prendre du plaisir et ressentir un sentiment immense de soulagement en remplaçant une tâche administrative chronophage, rébarbative, coûteuse et presque impossible à réaliser de façon manuelle par une campagne de mise à jour de données de Penbox.

"Je me suis amusé à importer les données. Je réalisais, en faisant la campagne, que je prenais un bon raccourci mais c'était très agréable comme sensation d'avoir toutes ces réponses et toutes ces données qui arrivent de façon magique dans mon PC, sans devoir encoder quoi que ce soit. J'ai adoré faire ça !"

- Stephan Buggenhout

Présentation du bureau conseil BEPP

Après avoir réalisé une campagne de mise à jour de son portefeuille via Penbox, nous avons désiré interviewer Stephan afin qu'il nous donne son sentiment et nous explique sa démarche. Stephan Buggenhout est gérant du bureau conseil BEPP. Actif en tant que courtier depuis un peu plus de 30 ans et travaillant seul en tant qu'indépendant dans la région de Rixensart. Il gère un portefeuille d'un peu plus de 300 clients, et est un courtier proche de sa clientèle. Stephan est un courtier multicompagnies et multibranches, sa clientèle est formée de particuliers provenant de son entourage et de PME. "Je connais très bien mes clients mais j'avais par contre 'quelques belles' lacunes dans mon BRIO au niveau des fiches clients" - Stephan Buggenhout

Mettre à jour ses données clients oui, mais comment ?

Être un courtier accessible, réactif et de bons conseils est une chose. Mais avoir toutes ses données à jour et complète en est une autre.

C'est le cas de Stephan: son BRIO avait quelques grosses lacunes d'encodage qu'il se devait de régler.

"Des données de qualité permettent de gagner un temps considérable et permettent aussi de profiter de BRIO de manière optimale ".

- Stephan Buggenhout

Mais le problème, c'est que mettre à jour son portefeuille, même si celui-ci est de petite taille, représente un travail titanesque !

"Je voyais mal comment obtenir toutes ces données mise à jour, sans y passer un temps considérable ou sans engager un employé".

- Stephan Buggenhout

La seule option qui n'était pas vraiment une solution était d'envoyer un e-mail de masse. Mais dans ce cas-ci la charge de travail généré par la manipulation de tous les retours aurait créé une charge de travail gigantesque sans compter toutes les personnes qui auraient posé des questions supplémentaires, hors du cadre de la mise à jour de données.

Dès lors, sans solution, Stephan n'a fait que repousser ce projet de mise à jour, année après année.

Conséquences :

- Perte de temps dans des actes de gestion de base (pas de carte d'identité, mauvais compte en banque, adresse non mise à jour, ...)

- En défaut face à la FSMA

- Perte de valeur du portefeuille pour une potentielle future revente

"Lors d'une analyse de portefeuille dans le cadre d'une revente, la qualité des données est primordiale car énormément de facteurs interviennent, d'où l'enjeu d'avoir des fiches clients à jour et bien complètes".

- Stephan Buggenhout

La solution : Campagne de mise à jour des données via Penbox

Stephan est un utilisateur de Penbox mais n'avait pas connaissance de notre service de campagnes de mise à jour de données.

Lorsque notre équipe de Customer Success lui en a parlé cela semblait trop beau pour être vrai.

=> Mais qu'est-ce qu'une campagne de mise à jour de données ? 🧐

Penbox vous permet, via sa technologie, d'envoyer à tout votre portefeuille (ou une partie bien ciblée) une demande pour mettre à jour leurs données.

Cette demande est faite sous forme d'un formulaire, prérempli avec toutes les données que vous avez déjà dans votre système. Vos clients n'ont plus qu'à simplement approuver, ajouter ou modifier les données qui ne sont plus correctes.

Ils reçoivent le lien de ce formulaire via SMS et/ ou par e-mail ce qui leur facilite grandement la tâche. Un rappel automatique peut-être renvoyé selon vos exigences (une semaine plus tard par exemple).

Grâce à ce procédé, nous atteignons des taux de réponses en moyenne entre 50% et 60%.

Ces taux de réponse record sur le marché reposent sur 3 piliers :

• Simplicité de réponse grâce au formulaire intelligent déjà prérempli
• Multicanal (SMS et Email)
• Aucun téléchargement à prévoir pour le client, il suffit de cliquer sur un lien sur son smartphone ou son PC.

"L'avantage de Penbox c'est que pour mes clients, il n'y a rien à télécharger. Ils reçoivent un lien par SMS et/ ou par e-mail ce qui est  extrêmement simple pour eux à compléter même pour les personnes très âgées"

- Stephan Buggenhout

Les avantages de ce service pour les courtiers sont nombreux :

• Vous n'avez rien à faire, on s'occupe de tout 🤓
• En quelques clics vous importez tous les blocs retours dans votre BRIO 🤖
• Vous pouvez profiter de cette mise à jour afin de poser une question commerciale 😍
  
  

"C'est ça la magie de Penbox, tout est directement dans BRIO, complet et prêt à l'emploi" 

- Stephan Buggenhout

Les résultats sont sans appel

Revenons à la campagne de Stephan, car les résultats de sa campagne sont plus que surprenant => 80% de ses fiches clients ont été mis à jour grâce à ce procédé. Ce taux de réponse est lié à la proximité qu'il entretient avec sa clientèle.

Concernant la partie commerciale, Stephan a décidé de poser cette question :

"Seriez-vous intéressé d'en savoir plus sur une assurance méconnue, la TOP Accident ?"

Seules les personnes répondant oui, ont reçu par la suite un e-mail d'information complet concernant cette couverture.

=> 15% de son portefeuille a désiré avoir plus d'information concernant cette couverture.

Et finalement 8% de son portefeuille a souscrit à cette assurance.

"J'ai trouvé l'idée très sympathique de jumeler l'utile au commercial. J'ai ajouté une question pour savoir si mes clients étaient intéressés ou non d'avoir un complément d'information sur la TOP ACCIDENT"

- Stephan Buggenhout

En conclusion, Stephan a maintenant un portefeuille bien à jour. Il a pu facilement conclure des affaires suite à cette campagne. Et grâce à Penbox il est maintenant équipé pour envoyer de façon singulière ce type de requête lorsqu'un nouveau client vient chez lui. Il peut bénéficier de plein d'autres fonctionnalités qui lui sont très utiles comme : la demande de document, la souscription auto, la gestion de sinistre, etc.

Penbox lui permet de diminuer le nombre de ses e-mails drastiquement tout en structurant ses interactions avec ces clients. Ses clients sont ravis et lui aussi.

"Penbox est devenu une évidence maintenant pour moi, c'est l'outil complémentaire à BRIO par excellence. Je n'ai pas eu de bug, mes clients non plus. Je suis ravi de tout ce que vous développez, sans même parler des campagnes de mise à jour. Votre outil m'aide au jour le jour. J'arrête enfin de perdre du temps avec des manipulations concernant des tâches administratives sans valeur ajoutée."

- Stephan Buggenhout