In een steeds digitalere wereld is de elektronische handtekening een essentieel instrument geworden voor zowel bedrijven als particulieren. Het stelt u in staat om documenten veilig en snel online te ondertekenen, zonder dat u ze hoeft af te drukken, scannen of per post te versturen.
We zullen ALLES uitleggen over de elektronische handtekening: de wettelijke kaders, wanneer en hoe u het kunt gebruiken, en wat dit voor u dagelijks zal veranderen. 👇🏽
Om het simpel te houden, is een e-handtekening de elektronische versie van een handgeschreven handtekening. Een elektronische handtekening kan verwijzen naar verschillende ondertekeningshandelingen, zoals het aanvinken van een vakje, het typen van uw initialen of naam, het invoegen van een afbeelding van uw handgeschreven handtekening, of het gebruik van een digitale handtekening op basis van cryptografie. Kortom, het zijn handelingen die uw intentie om te ondertekenen markeren.
Een elektronische handtekening kan op verschillende manieren worden gecreëerd, zoals het invoeren van een pincode, een biometrische handtekening, een gedigitaliseerde handgeschreven handtekening of een cryptografische handtekening.
Het wordt vaak gebruikt om het ondertekeningsproces te vereenvoudigen en documentbeheer volledig digitaal te maken.
Belangrijk om te weten:
Er zijn drie niveaus van elektronische handtekeningen:
Standaard (niveau 1): Dit is het laagste niveau van beveiliging en identificatie van de ondertekenaar.
Geavanceerd (niveau 2): Dit vereist het uploaden van een identiteitskaart om de handtekening te valideren.
Gekwalificeerd (niveau 3): Dit is het hoogste niveau van beveiliging en elektronische authenticatie. Het garandeert de digitale identiteit van de ondertekenaar door middel van een gekwalificeerd elektronisch handtekeningcertificaat.
Elk van deze types elektronische handtekeningen biedt een ander beveiligingsniveau, afhankelijk van de methode van creatie en verificatie van de handtekening. Zoals u zich kunt voorstellen, hebben deze verschillende types elektronische handtekeningen variabele beveiligingsniveaus en juridische verschillen.
De wettelijke geldigheid van een elektronische handtekening is doorgaans gebaseerd op naleving van verschillende regelgevingen.
In België wordt de elektronische handtekening gereguleerd door de wet van 21 juli 2016 betreffende elektronische handtekeningen (WEH), die is aangenomen om de Europese richtlijn 1999/93/EG betreffende elektronische handtekeningen om te zetten. De WEH erkent de juridische geldigheid van de elektronische handtekening, op voorwaarde dat deze voldoet aan de noodzakelijke veiligheidsmaatregelen om de integriteit, authenticiteit en betrouwbaarheid ervan te waarborgen. Het is de WEH die de drie eerder genoemde types handtekeningen heeft gedefinieerd (standaard, geavanceerd en gekwalificeerd).
Er zijn ook andere wettelijke teksten, zoals de Europese verordening eIDAS (Electronic Identification and Trust Services), die betrekking heeft op elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties op de interne markt. eIDAS bepaalt duidelijk de criteria waaraan een e-handtekening moet voldoen om te worden beschouwd als een juridisch aanvaardbaar alternatief voor een fysieke handtekening. Een elektronische handtekening kan als geldig worden beschouwd als deze:
Gebaseerd is op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen, afgegeven door een gekwalificeerde vertrouwensdienstaanbieder. Bijvoorbeeld, het bedrijf Connective dat een elektronische handtekeningoplossing biedt die voldoet aan de Europese normen.
Gemaakt is met een veilig middel voor het creëren van elektronische handtekeningen.
Uniek is gekoppeld aan de persoon die deze creëert.
In staat is om deze persoon te identificeren.
Gemaakt is met behulp van gegevens voor het creëren van elektronische handtekeningen die exclusief onder controle van de ondertekenaar vallen.
Het is belangrijk op te merken dat de elektronische handtekening ook als bewijs wordt aanvaard door rechtbanken.
Nu u begrijpt wat een e-handtekening is, vraagt u zich waarschijnlijk af:
Om de momenten te illustreren waarop u ervoor kunt kiezen om een elektronische handtekening te gebruiken, volgen hier enkele voorbeelden:
✅ Fiscale documenten
✅ Bankdocumenten
✅ Verzekeringsdocumenten
✅ Auditrapporten
✅ Verzekeringspolissen
✅ Geheimhoudingsovereenkomsten
✅ Officiële documenten
✅ Medische documenten
✅ Arbeidsovereenkomsten
✅ Jaarverslagen
✅ Formulieren
✅ Opdrachtbrieven
✅ Non-disclosure overeenkomsten
✅ Leenovereenkomsten
✅ Huurovereenkomsten
✅ Handelsovereenkomsten
✅ Autolease-overeenkomsten
Daarentegen kunnen elektronische handtekeningen niet worden gebruikt voor:
❌ Testamenten
❌ Notariële documenten
❌ Onroerendgoedtransacties
❌ Schenkingsakten
Elektronische handtekeningen maken gebruik van cryptografische technologieën om de integriteit, authenticiteit en non-repudiatie van een ondertekend elektronisch document te waarborgen. Hier zijn de belangrijkste stappen voor het gebruik van een elektronische handtekening:
Stap 1: Zorg voor een digitaal apparaat
Aangezien elektronische handtekeningen online worden gebruikt, moet u beschikken over een computer, smartphone of tablet om digitaal te kunnen ondertekenen.
Stap 2: Kies de juiste elektronische handtekeningtool
Er zijn veel elektronische handtekeningoplossingen beschikbaar, zoals AdobeSign, DocuSign, HelloSign, SignNow en Penbox Sign! U moet een elektronische handtekeningprovider kiezen die geschikt is voor de specifieke behoeften van uw bedrijf.
Hier zijn enkele criteria om u te helpen bij het kiezen van een provider:
Veiligheid: zorg ervoor dat de provider robuuste beveiligingsprotocollen gebruikt om de gevoelige gegevens van uw bedrijf te beschermen.
Gebruiksgemak: kies een provider die een gebruiksvriendelijke interface biedt, zowel voor u als voor uw klanten.
Integratie: als uw bedrijf al documentbeheer- of contractbeheertoepassingen gebruikt, controleer dan of de gekozen elektronische handtekeningprovider gemakkelijk kan worden geïntegreerd met deze toepassingen.
Prijsstelling: de kosten voor het gebruik van een elektronische handtekeningprovider kunnen aanzienlijk variëren. Vergelijk de aanbiedingen van verschillende providers om degene te vinden die het beste bij uw budget past.
Klantenondersteuning: zorg ervoor dat de gekozen elektronische handtekeningprovider responsieve en effectieve klantenondersteuning biedt om u te helpen bij eventuele problemen.
Stap 3: Genereer het te ondertekenen document
Avant de signer un document, vous devez d’abord le générer. Pour ce faire, il vous suffit de créer des accords commerciaux. Pour chaque formulaire, pensez à indiquer les noms, les adresses mails et les contacts téléphoniques des signataires avant d’envoyer votre document à signer.
Stap 4: Onderteken elektronisch
De ondertekenaars ontvangen een link via e-mail of sms waarmee ze toegang krijgen tot de te ondertekenen documenten. Vervolgens moeten de ondertekenaars op de link klikken en zich authenticeren op het gebruikersinterface om toegang te krijgen tot het document.
Het enige wat ze hoeven te doen is hun handtekening op de aangewezen plaats te zetten en op "Voltooien" te klikken om het ondertekende document op te slaan. Zodra het proces is voltooid, wordt er een bevestigingsmail verzonden. De ondertekende documenten zijn vervolgens beschikbaar in uw klantomgeving.
Elektronische handtekeningen bieden tal van voordelen, zoals:
Veiligheid: een elektronische handtekening maakt gebruik van geavanceerde versleutelingstechnieken die de authenticiteit van het ondertekende document waarborgen.
Snelheid: met een elektronische handtekening kunt u documenten snel en efficiënt online ondertekenen, zonder dat u zich hoeft te verplaatsen of papieren kopieën hoeft te verzenden. Bovendien worden automatische herinneringen naar uw klanten gestuurd, zodat u geen tijd verspilt aan het opvolgen van het ondertekeningsproces.
Efficiëntie: een elektronische handtekening vereenvoudigt het ondertekeningsproces, vermindert kosten, bespaart tijd en verbetert de samenwerking, wat resulteert in een beter rendement op uw investering.
Traceerbaarheid: met een elektronische handtekening kunt u de ondertekeningsgeschiedenis volgen en zien wie het document heeft ondertekend en wanneer.
Integriteit: gemakkelijke detectie van wijzigingen in de overgedragen inhoud, waardoor het risico op onderschepping door hackers wordt verminderd, zoals eerder besproken.
Non-repudiatie: juridische garantie van de oorsprong van de elektronische handtekening, waardoor vertrouwen wordt verkregen, zoals in de wettelijke context.
Kortom, een elektronische handtekening is een waardevol instrument voor zowel bedrijven als particulieren. Het stelt u in staat om snel, efficiënt en veilig documenten online te ondertekenen, met vele voordelen. Of het nu gaat om het ondertekenen van contracten, geheimhoudingsovereenkomsten, administratieve of medische documenten, een elektronische handtekening is een verstandige keuze voor iedereen die zijn ondertekeningsproces wil vereenvoudigen.
U kunt onze oplossing Penbox Sign gebruiken om eenvoudige elektronische handtekeningen en digitale handtekeningen te maken en te verzenden. Wij bieden eenvoudige, gepersonaliseerde en veilige elektronische handtekeningen.
Thibaud Dodemont, medebeheerder, deelde zijn ervaring met ons:
"Een van de belangrijkste voordelen van Penbox Sign is de mogelijkheid om meerdere documenten tegelijkertijd te verzenden voor ondertekening. De klant hoeft slechts één keer te ondertekenen, en dat is heel eenvoudig. Bovendien worden de ondertekende documenten in hun geheel teruggestuurd, waardoor we geen pagina's hoeven samen te voegen met de handtekeningspagina, wat zorgt voor eenheid en vooral contractuele waarde. En door gebruik te maken van de elektronische handtekening van Penbox bespaart mijn team tot wel 20 minuten per handtekening!"
Lees onze release notes om meer te weten te komen over Penbox Sign en test het vandaag nog uit met een gratis proefperiode!
Met trots kondigen we de lancering aan van Penbox Sign, een nieuwe versie van onze gebruiksklare elektronische handtekeningoplossing. Of u nu een...
Navigeren door de Belgische insurtech-markt: welke oplossing past bij jou als verzekeringsmakelaar?
Ontdek hoe je veilig grote bestanden kan delen met Penbox's Secure File Sharing. Verhoog de privacy en beveiliging van je gegevens zonder gedoe met...
Laat een reactie achter