Nooit meer knoeien met bijlagen toevoegen in e-mails

Ontdek nu gratis de revolutionaire functionaliteit op ons Penbox-platform! 👍

Vraagt u zich wel eens af of uw klant de bijlage heeft ontvangen die u per e-mail heeft verzonden? Bent u bezorgd over de veiligheid van het versturen van gevoelige informatie via e-mail? Of heeft u moeite met het versturen van grote bijlagen naar uw klanten?

1. Veilig en moeiteloos grote bestanden delen

2. Verbeter het uitwisselen van bijlages 

Een tweede voordeel van onze Secure File Transfer is dat het beschikbaar is via een Outlook-extensie die naadloos integreert met jouw dagelijks gebruikte tool, zonder dat je je mailbox hoeft te verlaten.

Het versturen van grote bestanden kan een uitdaging zijn, maar met Penbox is dit nu een fluitje van een cent. Beperkingen qua bijlagegrootte en problemen met e-mailservers behoren tot het verleden.

3. Maak u geen zorgen meer over privacy en beveiliging

We begrijpen dat privacy en gegevensbescherming belangrijk zijn bij het delen van bestanden. Bij veel bestandsoverdrachtstools zoals WeTransfer enzovoort is het echter moeilijk om te weten waar uw gegevens worden bewaard en of ze mogelijk worden misbruikt voor andere doeleinden. Daarom hebben we bij Penbox onze Secure File Transfer ontwikkeld die strikte regels op het gebied van privacy en beveiliging volgt. U hebt volledige controle over uw gegevens. We zijn transparant over het gebruik van gegevens, gegevensbewaring, privacy, archivering en permanente verwijdering van gegevens.

Verder hoeft u zich ook geen zorgen meer te maken over het verlies van controle over de link nadat deze is verzonden. U kunt namelijk zelf de geldigheidsduur van de link bepalen, variërend van 2 uur tot 1 maand of langer. Als u een fout ontdekt of om welke reden dan ook, kunt u de link op elk moment uitschakelen. Daarnaast kunt u de toegang tot de link beveiligen met een eenmalig wachtwoord (OTP) als u wilt dat de ontvanger zich authenticeert. Zodra het bestand gedownload is, wordt de link ongeldig gemaakt om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen.

Het versturen van documenten als bijlage via e-mail is een veelgebruikte methode. Echter, dit kan problemen opleveren met betrekking tot GDPR (AVG) naleving.

Om te voldoen aan het GDPR-beleid is het van belang om informatie duplicatie te minimaliseren, met name in het kader van het recht om vergeten te worden. Door informatie op zo min mogelijk plaatsen te bewaren, wordt voldaan aan de GDPR-richtlijnen en wordt voorkomen dat gevoelige informatie wordt blootgesteld in geval van een mailbox inbreuk. Het permanent opslaan van bestanden in mailboxen van de afzender en ontvanger kan leiden tot blootstelling van vertrouwelijke informatie bij een mailbox inbreuk. Dit kan resulteren in ernstige GDPR-problemen.

Onze Secure File Sharing biedt maximale beveiliging en stelt u in staat om in real-time de status van de link te volgen. Zo kunt u eenvoudig controleren welke bestanden zijn gedownload, wanneer ze zijn gedownload en de link direct uitschakelen. Hierdoor heeft u volledige controle over uw gegevens en hoeft u zich geen zorgen meer te maken over e-mailbijlagen!

5. Het gebruiken hiervan in Outlook is net zo eenvoudig als 3 keer klikken

Het gebruik van deze functie is zeer eenvoudig! Volg gewoon deze stappen in Outlook:

• Installeer de Penbox-extensie (Artikel: Hoe installeer ik de Outlook-extensie?)

• Open Outlook op uw toestel

• Maak een nieuwe e-mail aan

• Gebruik de Penbox-extensie in Outlook om contactinformatie toe te voegen

• Sleep de bestanden die je wilt verzenden naar het e-mailvenster, ongeacht hun grootte (ja, zelfs grote bestanden zijn geen probleem voor ons!).

• Verzend de e-mail

• Sit back and relax, terwijl je klant de bestanden ontvangt 

De persoon die uw bestanden ontvangt, krijgt een beveiligde link waarmee hij/zij de bestanden kan downloaden in een .zip-formaat of individueel, afhankelijk van zijn/haar voorkeur. Als afzender wordt u op de hoogte gehouden van welke bestanden uw ontvanger heeft gedownload door middel van notificaties.