Dans un monde de plus en plus numérique, la signature électronique est devenue un outil essentiel pour les entreprises et les particuliers. Elle permet de signer des documents en ligne de manière sécurisée et rapide, sans avoir à imprimer, scanner ou envoyer des copies papier.
On vous explique TOUT sur la signature électronique : son cadre légal, quand et comment l’utiliser et ce que cela va changer pour vous au quotidien. 👇🏽
Pour faire simple, une e-signature est la version électronique d'une signature manuscrite. La signature électronique peut désigner plusieurs actions de signature comme le fait de cocher une case, de taper vos initiales ou votre nom, d’insérer une image de votre signature manuscrite, ou encore d’utiliser une signature numérique basée sur la cryptographie : en clair, des actions qui marquent votre intention de signer.
La signature électronique peut donc être créée à l'aide de diverses méthodes, telles que la saisie d'un code PIN, la signature biométrique, la signature manuscrite numérisée ou la signature cryptographique.
Elle est souvent utilisée pour simplifier les processus de signature et faciliter la gestion de documents de manière totalement dématérialisée.
A savoir :
Il existe trois niveaux de signatures électroniques :
simple ( de niveau 1) : qui correspond au niveau de sécurité et d’identification du signataire le plus bas ;
avancée ( de niveau 2) : elle nécessite le téléchargement de la carte d’identité pour valider la signature ;
qualifiée ( de niveau 3 ) : c’est le niveau de sécurité et d’authentification électronique le plus élevé. Elle garantit l’identité numérique du signataire via la délivrance d’un certificat de signature électronique qualifiée.
Chacun de ces types de signature électronique offre un niveau de sécurité différent, en fonction de la méthode de création et de vérification de la signature. Comme vous pouvez l'imaginer, tous ces types de signatures électroniques présentent des niveaux de sécurité variables et des différences sur le plan juridique.
La validité juridique d’une signature électronique découle généralement du respect de divers règlements.
En Belgique, la loi qui encadre la signature électronique est la loi du 21 juillet 2016 sur les signatures électroniques (LSCE), qui a été adoptée pour transposer la directive européenne 1999/93/CE sur les signatures électroniques. La LSCE reconnaît la validité juridique de la signature électronique, pour autant que celle-ci remplisse les conditions de sécurité nécessaires pour garantir son intégrité, son authenticité et sa fiabilité. C’est la LSCE qui a défini les trois types de signatures évoqués plus haut (simple, avancée et qualifiée).
Il existe également d'autres textes législatifs tels que le règlement eIDAS de l'Union européenne sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques dans le marché intérieur. L’eIDAS définit clairement les critères que doit remplir une e-signature pour accéder au statut d’alternative juridiquement acceptée à la signature physique. La signature électronique peut être considérée comme valide si elle est :
Basée sur un certificat qualifié de signature électronique, délivré par un prestataire de services de confiance qualifié. Par exemple, l’entreprise Connective qui propose une solution de signature électronique conforme aux normes européennes ;
Fabriquée avec un moyen de création de signature électronique sécurisé ;
Liée de manière unique à la personne qui la crée ; 
Capable d'identifier cette personne ;
Créée avec des données de création de signature électronique que le signataire peut utiliser sous son contrôle exclusif.
Il est important de noter que la signature électronique est également admise comme preuve devant les tribunaux.
Maintenant que vous avez compris ce qu’est la e-signature vous vous demandez surement :
Afin d’illustrer les moments où vous pouvez choisir d’utiliser une signature électronique, voici quelques exemples :
✅ Documents fiscaux
✅ Document bancaires
✅ Documents d’assurance
✅ Rapports d’audit
✅ Polices d’assurance
✅ Accords de confidentialité
✅ Documents officiels
✅ Documents médicaux
✅ Contrats de travail
✅ Rapports annuels
✅ Formulaires
✅ Lettres de mission
✅ Accords de non-divulgation
✅ Contrats de prêt
✅ Contrats de location
✅ Contrats commerciaux
✅ Contrats de leasing auto
A contrario, on ne peut pas utiliser la signature électronique pour les :
❌ Testaments
❌ Documents notariés
❌ Actes de vente immobilière
❌ Actes de donation
La signature électronique utilise des technologies cryptographiques (= permet de sécuriser les communications en transformant des informations en un code secret, de manière à ce qu'elles ne puissent pas être lues par des personnes non autorisées) pour garantir l'intégrité, l'authenticité et la non-répudiation d'un document électronique signé. Voici les étapes principales de l’utilisation de la signature électronique :
Étape 1 : Se munir d’un support numérique
Comme la signature électronique est une opération en ligne, il faut vous munir d’un ordinateur, d’un Smartphone ou d’une tablette pour signer numériquement.
Étape 2 : Choisir le bon outil de signature électronique
Il existe énormément de solutions de signature électronique, par exemple, AdobeSign, DocuSign, HelloSign, SignNow et Penbox Sign ! Vous devez choisir un fournisseur de signature électronique qui est adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Voici quelques critères à prendre en compte pour vous aider à choisir un fournisseur :
La sécurité : assurez vous que le fournisseur utilise des protocoles de sécurité robustes pour protéger les données sensibles de votre entreprise.
Facilité d'utilisation : choisissez un fournisseur qui propose une interface conviviale et facile à utiliser pour vous et vos clients.
Intégration : si votre entreprise utilise déjà des applications de gestion de documents ou de gestion de contrats, assurez-vous que le fournisseur de signature électronique que vous choisissez peut s'intégrer facilement avec ces applications.
Tarification : Les coûts associés à l'utilisation d'un fournisseur de signature électronique peuvent varier considérablement. Comparez les offres de différents fournisseurs pour trouver celui qui convient le mieux à votre budget.
Support client : Assurez-vous que le fournisseur de signature électronique que vous choisissez propose un support client réactif et efficace pour vous aider en cas de problème.
Étape 3 : Générer le document à faire signer
Avant de signer un document, vous devez d’abord le générer. Pour ce faire, il vous suffit de créer des accords commerciaux. Pour chaque formulaire, pensez à indiquer les noms, les adresses mails et les contacts téléphoniques des signataires avant d’envoyer votre document à signer.
Étape 4 : Signer électroniquement
Les signataires reçoivent un lien par e-mail ou par SMS les invitant à signer les documents concernés. Les signataires doivent alors cliquer sur le lien et s’authentifier sur l’interface utilisateur pour accéder au document.
Il ne reste plus qu’à apposer sa signature à l’endroit indiqué et cliquer sur "Terminer" pour enregistrer le document signé. Une fois la procédure terminée, un mail de confirmation est envoyé. Les documents signés sont alors disponibles au sein de votre espace client.
La signature électronique vous apporte de nombreux avantages, tels que :
La sécurité : la signature électronique utilise un processus de cryptage avancé qui garantit l'authenticité du document signé.
La rapidité : la signature électronique permet de signer des documents en ligne de manière rapide et efficace, sans avoir à se déplacer ou à envoyer des copies papier. De plus, il existe l'envoi automatique de rappels à vos clients ce qui vous permet de ne pas perdre de temps à les recontacter pour leur rappeler de signer le document.
L'efficacité : la signature électronique simplifie le processus de signature, réduisant ainsi les coûts, le temps nécessaire pour signer des documents et boost votre ROI en améliorant la collaboration.
La traçabilité : la signature électronique permet de suivre l'historique des signatures et de savoir qui a signé le document et quand.
L’intégrité : détection aisée des modifications apportées aux contenus transmis permettant de réduire le risque d’interception par des hackers, comme évoqué au début de ce billet.
La non-répudiation : garantie (au sens juridique) de l’origine de la signature électronique et de ce fait, moyen pour la signature d’obtenir la confiance publique, comme dans le cadre légal.
En conclusion, la signature électronique est un outil précieux pour les entreprises et les particuliers. Elle permet de signer des documents en ligne de manière rapide, efficace et sécurisée, offrant ainsi de nombreux avantages. Que ce soit pour signer des contrats, des accords de confidentialité, des documents administratifs ou médicaux, la signature électronique est un choix judicieux pour tous ceux qui cherchent à simplifier leur processus de signature.
Vous pouvez utiliser notre solution Penbox Sign pour créer et envoyer des signatures électroniques simples et des signatures numériques. Nous proposons des signatures électroniques simples, personnalisées et sécurisées.
Thibaud Dodemont, administrateur associé, a partagé avec nous son expérience :
"L'un des avantages majeurs de Penbox Sign est la possibilité de faire un seul envoi avec plusieurs documents à signer. Le client doit signer une seule fois, et ce, très facilement. De plus, le(s) document(s) signé(s) est/sont renvoyé(s) dans son/leur intégralité, dès lors nous ne devons plus rassembler les pages avec la page de signature ce qui garantit une unité et surtout une valeur contractuelle. Sans oublier qu'en utilisant la signature électronique de Penbox, mon équipe gagne jusqu'à 20 minutes par signature !"
Lisez notre release note pour en apprendre plus sur notre solution Penbox Sign et testez la dès aujourd’hui grâce à un essai gratuit !
Nous sommes heureux de vous annoncer la sortie de Penbox Sign, une nouvelle version de notre signature électronique clé en main. Que vous soyez une...
La loi sur le Pouvoir d'Achat mise en place à partir de juin 2023 permettra à chaque assuré de résilier son contrat en seulement trois clics.
Découvrez les mises à jour du 05/09/2022 de voyre plateforme Penbox. Entre nouvelles fonctionnalités et améliorations.
Laisser un commentaire